Tietosuojaseloste — Sinkokatu 11 -huoltoportaali (LUONNOS)

⚠️ LUONNOS — vaatii tarkistuksen. Tämä on tekninen malli, joka noudattaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679) art. 13–14 rakennetta. Se EI ole oikeudellinen neuvo. Ennen julkaisua: (1) täytä [HAKASULKEISSA] olevat rekisterinpitäjän tiedot, (2) hyväksytä tietosuojavastaavalla/juristilla, (3) vahvista säilytysajat ja oikeusperuste todellisen käytännön mukaan. Laatijan (Claude) tiedot merkitty olettamuksina/malliksi — ei fabrikoituja lukuja tai nimiä.

1. Rekisterinpitäjä

• Rekisterinpitäjä: [Rekisterinpitäjän virallinen nimi, esim. KOy Rauman Sinkokatu 11 / HOY Invest Oy]
• Y-tunnus: [Y-tunnus]
• Osoite: [Postiosoite]
• Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: [Nimi, sähköposti, puhelin]
• Tietosuojavastaava (jos nimetty): [Nimi / sähköposti tai "ei nimetty"]

2. Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään kiinteistön huolto- ja vuokrahallinnan toteuttamiseksi: huoltopyyntöjen vastaanotto ja käsittely, vuokralaisyhteydenpito, kulunhallinnan tuki sekä palvelun käyttäjähallinta.

3. Käsittelyn oikeusperuste (GDPR art. 6)

• Sopimus (art. 6(1)(b)): vuokra-/palvelusuhteen hoitaminen.
• Oikeutettu etu (art. 6(1)(f)): kiinteistön ylläpito ja turvallisuus, yhteydenpito vuokralaisiin.
• (Tarkista sovellettava peruste kunkin tietoryhmän osalta.)

4. Käsiteltävät henkilötiedot

• Portaalin käyttäjät: nimi, sähköposti, rooli, edustama yritys, tilioikeudet, tilin tila.
• Vuokralaisten yhteyshenkilöt: yhteyshenkilön ja vara-yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, sähköposti.
• Huoltopyynnöt: pyynnön tekijän nimi/yritys, kohde, kuvaus, aikaleimat, kuittaustiedot.
• Lokitiedot (audit): kuka teki minkä toimenpiteen ja milloin (ei arkaluontoisia erityisryhmiä).

Erityisiä henkilötietoryhmiä (GDPR art. 9) ei käsitellä.

5. Tietolähteet

Tiedot saadaan käyttäjältä itseltään, rekisterinpitäjältä/isännöitsijältä (vuokralaisten yhteystiedot) sekä kirjautumisen yhteydessä organisaation Microsoft Entra ID -tunnistautumisesta (nimi, sähköposti).

6. Vastaanottajat ja käsittelijät

• Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd.) toimii henkilötietojen käsittelijänä pilvipalvelualustana (Static Web Apps, Table Storage, Application Insights).
• Tietoja ei myydä eikä luovuteta kolmansille markkinointitarkoituksiin.

7. Tietojen sijainti ja siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

• Tallennettu henkilötieto (Table Storage) sijaitsee EU:ssa (Azure Sweden Central).

⚠️ HUOMIO (korjattava, ks. P0-3): sovelluksen web-/API-kerros (Azure Static Web Apps) on tällä hetkellä sijoitettu Yhdysvaltain alueelle (East US 2) kokeilutilauksen kapasiteettirajoitusten vuoksi. Tämä tarkoittaa että henkilötietoa käsitellään väliaikaisesti EU:n ulkopuolella. Ennen tuotantokäyttöä todellisella henkilödatalla SWA siirretään EU-alueelle (West Europe). Tätä lauseketta ei tule julkaista ennen kuin joko (a) siirto EU:hun on tehty, tai (b) siirtoperuste (esim. EU:n vakiolausekkeet) on dokumentoitu. — Tekninen tosiseikka, ei oletus.

8. Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin käsittelyn tarkoitus edellyttää:

• Käyttäjätilit ja vuokralaisten yhteystiedot: vuokra-/palvelusuhteen ajan + [X kk/vuotta].
• Huoltopyynnöt ja lokitiedot: [säilytysaika, esim. 24 kk / kirjanpitolain mukainen].
• (Vahvista konkreettiset ajat rekisterinpitäjän kanssa.)

9. Rekisteröidyn oikeudet (GDPR art. 15–22)

Rekisteröidyllä on oikeus: tarkastaa tietonsa, oikaista virheelliset tiedot, pyytää tietojen poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi"), rajoittaa tai vastustaa käsittelyä, sekä saada tiedot siirrettävässä muodossa. Pyynnöt osoitetaan kohdan 1 yhteyshenkilölle. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

10. Tietoturva

• Pääsynhallinta rooleittain; vuokralaisten yhteystiedot näkyvät vain isännöitsijä-/admin-rooleille.
• Tunnistautuminen organisaation Microsoft Entra ID:llä; istunnot HTTPS-yhteydellä.
• Muutosloki (audit) kaikista henkilötietoja koskevista toimenpiteistä; loki ei tallenna raakoja yhteystietoarvoja (puhelin/sähköposti), jotta poisto-oikeus toteutuu.
• Salaisuudet hallitaan pilviympäristön suojatuilla mekanismeilla, ei sovelluskoodissa.

11. Automaattinen päätöksenteko

Palvelu ei tee automaattiseen käsittelyyn perustuvia, rekisteröityyn kohdistuvia oikeusvaikutuksellisia päätöksiä eikä profilointia.

12. Muutokset

Tätä selostetta voidaan päivittää palvelun kehittyessä. Viimeksi päivitetty: [pvm].